Estrategias para una migración sin problemas a Microsoft 365 | Minimizar las interrupciones

Microsoft Office 365 es un almacenamiento basado en la nube que favorece la productividad y la colaboración en entornos empresariales. Actualmente, es la opción óptima en comparación con las soluciones de almacenamiento locales para empresas de cualquier tamaño.

Microsoft utiliza una técnica guiada por expertos denominada migración de inquilino a inquilino que ayuda a las empresas a trasladar sus datos comerciales a Office 365. Descubra lo que su empresa necesita saber al transferir datos y evite la pérdida de datos y el tiempo de inactividad.

¿Por qué las empresas deberían priorizar la migración a Office 365?

Toda empresa tiene como objetivo mejorar sus operaciones y reducir costos, pero las limitaciones pueden retrasar el progreso.

Aquí hay cinco razones por las que debería utilizar almacenamiento basado en la nube, como Office 365, y obtener ayuda de expertos al realizar la migración de datos.

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1. Seguridad confiable de Microsoft

Microsoft invierte en investigación y desarrollo (I+D) confiables para producir infraestructuras de seguridad sólidas.

Esto incluye cifrado de datos, detección de intrusiones y gestión de amenazas, por lo que no hay necesidad de preocuparse por las amenazas y las filtraciones de datos.

2. Licencias eficientes

MS Office 365 utiliza una licencia por usuario, lo que significa que las empresas solo pagarán por la cantidad de usuarios que utilicen el software. De esta manera, habrá menos costos administrativos.

3. Productividad sincronizada e ininterrumpida

Una suite basada en la nube necesita acceso a Internet para la sincronización, como en MS 365. Tiene un modo sin conexión para que los usuarios puedan acceder y editar sus documentos en caso de problemas de wifi.

Cualquier modificación se sincronizará con la versión basada en la nube una vez que se restablezca la conexión a Internet . Incluso su nombre significa que los empleados pueden acceder a los datos desde cualquier lugar, las 24 horas del día, los 7 días de la semana, los 365 días del año.

4. Colaboración avanzada

La suite 365 cuenta con más herramientas de colaboración para que el equipo avance de manera eficiente. Por ejemplo, SharePoint permite crear fácilmente sitios de equipo y compartir documentos.

Asimismo, Microsoft Teams permite realizar videoconferencias y audioconferencias, compartir pantalla y mensajería instantánea.

5. Ajustable a las necesidades de su negocio

Sus diversas aplicaciones o planes son perfectos para las necesidades cambiantes de cualquier negocio. Por ejemplo, permiten a los clientes seleccionar qué datos migrar.

También ofrecen la opción de transferencia gradual o toda a la vez.

Cómo realizar la transición del almacenamiento local a Office 365

Todos los datos se almacenan en copias físicas en archivadores y luego en copias digitales en discos duros. Pero hoy, las empresas, tanto pequeñas como grandes, se dieron cuenta del valor de las soluciones basadas en la nube .

Mantenga una ventaja competitiva al realizar la transición de los datos locales a MS Office 365. A continuación, se presentan algunas estrategias esenciales:

1. Evaluar y analizar la preparación

Before anything else, check existing infrastructure and data to ensure the company’s readiness. It will also help ensure which on-prem to Office 365 migration to do, like the following:

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Cutover Migration is a simultaneous transfer. It is suitable for small businesses with less than 2,000 mailboxes.

Staged Migration is by batches. That is appropriate for medium-sized organizations with up to 50,000 mailboxes.

Hybrid Migration combines on-premises exchange with Office 365. It is ideal for larger organizations with more than what staged migration can handle.

Additionally, inspect any customizations or third-party integrations that may get affected during migration. Then, compute the total data size to help plan a proper scope of work.

2. Data Segregation

After the assessment and analysis, move on to applying scopes of migration. It includes naming which should be cloud-based and which should only remain on-site.

To do that, identify which data is active or inactive. Or which is for compliance or regulatory reasons.

For example, there is no need to migrate data that gets rare access or exceeds its retention period. Instead, consider archiving or deleting this data.

3. Plot a Migration Timetable

Remember to create a detailed timetable that includes all migration stages.

Add the details of data assessment, segregation, testing, and user training. It should also have contingencies if delays or issues arise during any task.

4. Sustain Communication Plan

Clear communication with stakeholders is crucial during the migration process.

To aid in this, you must have a communication plan alongside the migration plan, expected outcomes, and potential impacts.

In devising a communication pathway during data migration, you need to utilize the power of online tools such as emails, chat rooms, and 24/7 working devices and platforms. It will help address concerns, mitigate issues, and ensure a successful migration.

How To Transition From A Different Cloud-Based Storage Solution To Office 365?

Sometimes, a company wants to enhance its existing cloud-based storage. But, transitioning to Office 365 is still a viable option for optimizing workflow.

To do it best, consider the following:

1. Assess Compatibility

Inspeccione la compatibilidad de la solución de almacenamiento en la nube actual con Office 365.

Verifique los tipos de archivo, los límites de tamaño y otros requisitos técnicos. Esto ayuda a determinar si es posible migrar a Office 365 y si es necesario modificar los datos.

2. Herramientas y ayuda adecuadas para la migración

Identifique la ayuda más adecuada para migrar a Office 365. Hacerlo reducirá el riesgo de pérdida de datos y maximizará el proceso.

Investigue y compare las diferentes herramientas de migración o proveedores de servicios disponibles en el mercado. Considere factores cruciales como el costo, la facilidad de uso, las características de seguridad y la atención al cliente.

Las herramientas de migración automatizan la transferencia de datos entre sistemas de almacenamiento. Por ejemplo, la herramienta de migración de SharePoint de Microsoft, MigrationWiz de BitTitan y Cloudiway.

Mientras tanto, empresas de terceros, como Valto, ofrecen servicios de migración.

3. Modificación de datos para compatibilidad

Después de realizar la comprobación, cambie los datos que sean necesarios para que sean compatibles con Office 365. Esto puede incluir cambios de formato, conversiones de tipos de archivos o ajustes de metadatos. De esta manera, se garantiza la correcta migración y la facilidad de uso de los datos en el nuevo entorno.

4. Plan de formación para usuarios finales

Desarrollar un plan de formación integral para los usuarios finales. Debe abordar las nuevas funciones, herramientas y tareas en el nuevo entorno.

La capacitación reduce el tiempo de inactividad y las interrupciones en las operaciones diarias. También ayuda a los empleados a aprovechar al máximo el nuevo sistema.

Proporcionar apoyo y recursos continuos. Por ejemplo, ofrecer guías de usuario, cursos en línea, talleres presenciales o un servicio de asistencia técnica.

La respuesta para un proceso más fluido

La migración a Microsoft Office 365 puede traer muchos beneficios a las empresas con un flujo de trabajo ininterrumpido.

Recuerde buscar la ayuda de servicios de migración confiables asociados con Microsoft. Esto garantizará que su empresa aproveche al máximo las características y los beneficios de Office 365.

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